賞味期限・ロット管理の自動化｜先出し（FEFO）と追跡の進め方

賞味期限・ロット管理の自動化は、①入荷時に期限とロット番号をデータとして取り込む、②ロットごとに置き場所を分け、出荷指示書に出すロットを印字する、③期限が近いロットを品目区分ごとのしきい値で通知する、④出荷伝票にロット番号を残して追跡できるようにする、の4つで成り立ちます。期限が早いものから出す先出し（FEFO：First Expired, First Out）は、データの整備と棚の配置のどちらか一方では守れず、両方を同時に変える必要があります。

4つのうち、①の取り込み方法は仕入先の外箱にバーコードが印字されているかで選び、②の置き場所と出荷指示書の変更はシステム投資なしで今週から始められます。費用は、表計算の台帳を整える方法から入荷時の読み取りを個別に構築する方法まで幅があり、品目数と仕入先ごとの書式のばらつきで決まります。

期限切れの廃棄が起きる原因：Excelと目視の管理が限界を迎える場面

食品卸・理美容材料卸・介護用品卸のように多品目・多ロットの商品を扱うBtoB卸では、期限とロットの管理を避けて通れません。それでも、棚の奥に押し込まれた古いロットに気づかないまま時間が経ち、気づいたときには期限切れで廃棄している、という事態はよく起きます。

原因は、期限に気づくタイミングが特定の担当者の記憶と経験に依存していることです。入荷のたびにロットが増え、棚の奥から手前まで期限の違う商品が混在すると、目視と記憶で先出し順を守り続けるのは難しくなります。担当者が変われば確認の精度が落ち、繁忙期には見落としが増えます。欠品も「気づいたときには販売機会を逃している」という同じ型の課題で、欠品を防ぐ予兆管理（発注点・安全在庫の計算式）にある兆候の捉え方は、期限切れを早く察知する場面でも参考になります。

判断の材料になる情報が、現物とExcel台帳の間で分かれて存在していることも属人化の原因です。典型的には、次の4つの場面で限界が来ます。

• 入荷のたびに、納品書や現品ラベルに印字されている賞味期限・使用期限・ロット番号をExcel台帳へ手作業で転記しており、品目数が増えるほど転記漏れ・入力ミスが増える
• 出荷時にどのロットから出すかは台帳を開かないと分からず、忙しい時間帯は現物の見た目や記憶で判断され、先出し順が守られない
• 品質上の理由で自主回収（リコール）が必要になった場合、どのロットがどの得意先へいつ出荷されたかを台帳から追うのに時間がかかり、初動が遅れる
• 台帳の更新と照合が特定の担当者の経験と勘に依存しており、その担当者が不在・退職すると期限管理の精度が落ちる

期限・ロットの情報をデータとして持たないまま担当者の経験に頼って処理を続ける限り、人を増やしてもこれらの問題は解消しません。複数の仕入先・出荷先をまたいで在庫を持つ卸であれば、複数モールの在庫連携を自動化する方法｜在庫ズレの原因とマスタ統合にある「情報が分散して二重管理になる」課題とも根が同じです。

入荷時に期限・ロット情報をデータとして取り込む方法

入荷時に期限とロット番号を取り込む方法は、主に3つあります。仕入先の外箱やケースにGS1-128（商品コード・期限・ロット番号などを1本で表せる物流用のバーコード）が印字されていればハンディスキャナで読み取り、印字がなければ納品書や現品ラベルの画像をAIで読み取ります。件数が少なければ、入力ルールを決めた手入力でも足ります。

どの方法を選んでも、目標は期限を自動で判断する専用ソフトを入れることより、散らばった期限・ロットの情報をデータとして残すことにあります。先出しや出荷可否の判断材料を担当者に渡せれば十分で、最終的な出荷可否は取引先ごとの納品期限条件を踏まえて人が判断します。

食品では、製造日から賞味期限までの期間の3分の1以内に小売店へ納品する商慣習（いわゆる3分の1ルール）があり、農林水産省は2分の1への緩和を呼びかけています。取引先によって納品期限が違うため、ロットの期限とあわせて得意先ごとの納品期限もデータとして持たせると、出荷できるロットを機械的に絞り込めます。

あわせて、どの単位で期限を持つかを決めます。ロット単位か、入荷ロット×拠点単位か、ケース単位か。ここを決めずに読み取りを始めると、データはたまるのに引当や出荷順の判断には使えない状態になります。

現品ラベルや手書き伝票の書式は仕入先ごとに違うことが多く、AIの読み取り精度はフォーマットや印字の状態で変わります。「精度◯◯%」といった数字をそのまま自社に当てはめず、自社の伝票で試して確かめてください。導入後の使い勝手を左右するのは、どこまで自動で読み取り、どこを人が確認するかの切り分けです。

期限データを持つだけでは、古いロットは動きません。先出しが守られている倉庫では、データの整備と同時に現物の置き方も変えています。

• ロットごとに置き場所を分ける：同じ品番でも入荷ロットが違えば別の位置に置き、棚に入荷日または期限を大きく表示する。奥に押し込まれた古いロットは、物理的な配置で防ぐ
• ピッキング指示に期限を載せる：出荷指示書に「どのロットを出すか」を印字する。担当者が台帳を見に行く運用は、忙しい時間帯に崩れる
• 期限が近いロットのしきい値を決める：残存期間が何日を切ったら通知するかを、品目区分ごとに決める。全品目一律にすると通知が多すぎて無視される
• 止めた在庫の扱いを決める：期限が近くて通常出荷できないロットを、値引き販売・特売ルート・返品交渉・廃棄のどれに振り向けるか、判断の期限とともに決める。ここが空白だと、結局は期限切れまで棚に残る

4つのうち最初の2つは、システム投資をせずに今週から始められます。通知の仕組みを検討するのは、置き場所と指示書を変えても漏れが残ると分かってからで十分です。

トレーサビリティ｜回収が必要になったときに何分で追えるか

期限管理を整えるもう一つの理由が、追跡です。品質上の理由で自主回収が必要になったとき、「どのロットが、いつ、どの得意先へ、いくつ出荷されたか」を追えるかどうかで初動の速さが決まります。次の3点を確認してください。

• 入荷側の記録：仕入先・入荷日・ロット番号・数量が、品番と紐づいて残っているか
• 出荷側の記録：出荷伝票にロット番号が残っているか。ここが抜けていると、入荷側を整えても出荷先までは追えない
• 追跡にかかる時間：1品番を選び、入荷から出荷先まで遡ってみる。台帳とExcelをまたいで30分以上かかるなら、回収が必要な局面では間に合わない

進め方（4フェーズ）

品目・仕入先のすべてを一度に対象にせず、段階を踏んで進めると、読み取り方法や運用ルールの手戻りを小さくできます。

①現状の把握では、賞味期限・ロット情報がどこに（紙の納品書・現品ラベル・Excel台帳など）、どんな書式で存在しているかを洗い出し、どこまで自動で読み取れて、どこに人の確認が必要かを見立てます。

②PoC（概念実証。小規模に試して効果を確認する工程）では、一部の仕入先・商品カテゴリに絞り、手元の納品書・現品ラベルの画像で期限・ロット番号の読み取りを試します。認識精度と、人による確認・修正がどの程度必要になるかを確かめる段階です。

③実装では、PoCで見えた精度と運用範囲を踏まえて対象カテゴリを広げ、読み取った期限・ロット情報を、先出し順の管理や既存の台帳・倉庫管理の仕組みにつなげられる形で蓄積します。

④運用は、新規入荷のたびに読み取り精度を保ち、新しい仕入先の追加などフォーマットの変化に応じて、読み取りの対象と確認ルールを見直す工程です。

費用の目安

費用は対象品目数・仕入先数・現品ラベルや伝票の書式のばらつきで変わります。以下は市場の一般的な目安で、特定サービスの確定価格ではありません。

見落とされやすいのは、仕組みを入れても「入荷時に誰がいつ読み取るか」を決めなければ運用が始まらない点です。読み取りの担当と手順を決める作業は、ツール選定の前に済ませます。

まとめ：期限・ロット管理は入荷時のデータ化から始める

期限・ロット管理が特定の担当者の記憶に頼っている、気づいたときには期限が過ぎていて廃棄している、という状態なら、原因は担当者の注意力不足より、納品書や現品ラベルにある期限・ロット情報がデータになっていないことにある可能性があります。入荷時のデータ化、棚と出荷指示の変更、出荷伝票へのロット記録の3つから着手してください。

期限とロットの情報がどの紙やファイルにどんな書式で残っているかを洗い出す①現状の把握は、awaiが手元の納品書やラベルを見ながら手伝えます。期限が近いロットを値引き販売に回すときの、自社ECで売り切るための商品ページや告知の用意もあわせて相談できます。