中小企業の受発注システム選び方｜SaaSで足りる会社の分岐点

年商8億円の食品卸を例に考えます。取引先は約120社、受注はFAXが6割・電話が3割・残りがメールで、事務2名が毎日その入力をしています。仮に1名あたりの人件費を月25〜35万円とすると、2名で年600〜840万円の固定費です。採用が難しい中で1名でも欠ければ、その週の受注処理が止まるおそれもあります。

受発注システムの候補にはWeb受発注SaaS・AI-OCR・EDI・個別開発があり、どれが合うかは機能の多さより自社の受注の中身で決まります。結論から言うと、FAX・電話の受注比率が低く、取引先ごとの例外が少なく、基幹システムとの深い連携も要らない会社はSaaSで足ります。この3条件のうち2つ以上が当てはまらない会社は、SaaSを部品として使いながらFAX・電話の読み取りや基幹連携を設計する併用型を選ぶと、FAXの取引先を残したまま事務を減らせます。

「受注が大変」の中身は、性質の違う3つの問題

受注が大変という一言を分解すると、解き方の違う3つの問題が混ざっています。3つを区別せずに道具を選ぶと、解きたい問題と道具の得意分野がずれます。

• 入力の問題：FAX・電話の内容を基幹システムへ人が手で転記している
• チャネルの問題：取引先ごとに発注手段がバラバラで一元化できない
• 接続の問題：受注データが在庫・請求・売上分析とつながっていない

受発注SaaSが直接解くのは主に2つ目のチャネルの問題です。取引先がWebから発注してくれれば、その分の入力とチャネルの問題は同時に片づきます。残る課題は、ほかの取引先がWebに移ってくれるかどうかです。ここを楽観すると、システムを入れてもFAXが減らず、入力作業も残ります。

選択肢別のコスト構造：SaaS・Shopify B2B・個別設計

機能の前に費用の桁を掴んでおくと、話が具体的になります。おおまかな相場観は次のとおりです（金額は各サービスの公開情報にもとづく目安で、最新は各社の料金をご確認ください）。

• B2B受発注SaaS：Bカートが月9,800円〜、CO-NECTは無料プランあり、スマレジEC・B2B（旧・楽楽B2B）は料金を問い合わせで案内。初期費用はサービスごとに異なる
• Shopify B2B：2026年に会社アカウント・卸価格・掛け払いが通常プランで解放。プラットフォーム費は月数千円〜数万円、構築費は要件次第
• AI-OCR併用・個別設計：FAX・電話をデータ化して基幹まで繋ぐと、初期は数百万円規模。見積もりは人月（作業者1人の1か月分の工数）単価で出るのが通例

費用の数字で比べると、月1万円前後のSaaSで十分に見えます。ただ、安さで選んでも、Webに移らずFAX・電話で発注を続ける取引先（想定企業なら約90社）が残れば、事務は減りません。SaaSと従来の受注処理を並行して回すことになり、二重管理で手間が増えることもあります。比べるべきは月額の大小ではなく、削減できる事務コスト（この会社なら年600〜840万円の一部）に対して投資が見合うかどうかです。

FAX・電話を残したまま入力を自動化する手段が、AI-OCR（と音声認識）です。活字のFAXは高い精度で読めますが、手書きやかすれた注文書では精度が落ちます。そのため実務では、AIが高い確信度で読めた項目は自動でデータ化し、迷った項目だけ人が確認するHuman-in-the-loopの設計にします。全件を目視で確認する運用に比べ、人が見る件数を絞り込めます。

公開されている事例もあります。業務用厨房器具・食器の卸である江部松商事は、FAXの発注書をLINE WORKS OCRで読み取る仕組みを販売管理システムに組み込み、受注処理の作業時間がほぼ半減したと公表しています（LINE WORKSの導入事例）。基本の仕組みに約3か月、実際の受注を想定した検証と修正にさらに約3か月をかけており、ツールの導入と同時に効果が出たわけではありません。精度は自社の帳票の書式や手書きの割合で変わるため、導入前に実際の注文書でテストしてください。帳票を使った確かめ方はAI-OCRの精度と検証手順に手順があります。

3問で確かめる、SaaSで足りる会社と足りない会社

自社がSaaSで足りるのか併用設計が要るのかは、次の3問でおおよそ分かります。

• Q1. FAX・電話の受注比率は5割を超えているか？ → YESならSaaS単体では足りない
• Q2. 取引先ごとの例外（特売単価・リベート・便ごとの締め時間）が多いか？ → YESなら個別設計寄り
• Q3. 在庫引当・請求・与信まで自動でつなぎたいか？ → YESならAPI連携の設計が必要

YESが1つもなければ、SaaS単体で受注事務を減らせます。YESが1つなら、SaaSを軸にその1点を補います（Q1ならAI-OCRの追加、Q2なら取引先別の単価や締め時間を設定できるサービスの選定、Q3ならAPI連携の追加）。2つ以上YESなら、SaaSを部品として使いながら全体を設計する併用型が合います。想定した食品卸は3問ともYESなので、併用型に当たります。

発注前に、自社で数えておくべき3つの数字

相見積もりの前に次の3つを実測すれば、各社の見積もりを同じ条件で比べられます。

• FAX・電話の受注比率：感覚ではなく1週間分を数える
• Web発注に移れそうな取引先の数：担当者の年齢層やITへの慣れから、無理のない数で見積もる
• 例外取引の割合：標準ルールで表現できない取引が全体の何%か

見積もりを依頼するときは、この数字を渡したうえで「SaaSで足りるか、どこを追加で設計するか」の見立てを最初に聞いてください。見立ての根拠を数字で説明できるかどうかで、提案の妥当性を判断できます。

決裁の前に確認したい3つの注意点

システムの機能とは別に、導入の成否を分ける判断が3つあります。

• FAXをゼロにする前提で計画しない。得意先は発注方法を簡単には変えず、移行を強制すると取引が離れるおそれがある。FAXは残したまま、AI-OCRで読み取って取り込む設計にする
• 補助金の対象かどうかでツールを選ばない。EC制作は対象外とされることが多く、受発注ソフトは対象になり得るが、補助金の要件に業務を合わせると使いにくい仕組みが残る。最新の公募要領は確認したうえで、ツールは業務から選ぶ
• Web発注への移行率をKPIにしない。目標は受注事務の削減で、入口がFAXでもWebでも構わない。移行率を追うと、営業や事務が取引先へ移行を無理に求めることになり、取り組みが止まりやすい

結論：SaaSか個別開発かの二者択一で考えない

受発注システムは、SaaSか個別開発かのどちらか一方に決める必要はありません。Web発注に移れる取引先はSaaSやShopify B2Bへ、残るFAX・電話はAI-OCRと音声認識で取り込み、両方のデータを基幹システムに一本化します。チャネルごとに合う道具を割り当て、データの出口をそろえる考え方です。想定企業なら、移行できそうな30社はSaaSへ、残る90社はAIで読み取る形になります。

ツールを比べる前に、2つを確かめます。1つは実際の注文書を使った読み取り精度、もう1つは自社の例外取引がどれだけあるか（標準機能への適合度）です。この2つを数字で出せば、SaaSで足りるか併用が要るかが決まります。ツールを選んだ後で例外取引に気づくと、追加開発をするか運用で妥協するかを迫られます。

SaaSの候補を絞る段階ではBカートとShopify B2Bの比較が、FAXの読み取りを設計する段階ではFAX受注の自動化が次の判断材料になります。電話受注は、復唱の徹底やベテラン配置だけでは聞き間違いを減らせないため、記録が残る形への変え方を電話受注の聞き間違いをなくす方法｜復唱で消えない理由と対策に書きました。補助金を使う場合の申請の建付けとスケジュールは受発注のデジタル化に補助金は使えるか｜対象条件と申請の進め方にあります。

1週間分の注文書から受注比率と例外取引の割合を数え、SaaSで足りるか併用型が要るかを見立てる作業は、ツールや発注先を決める前の段階からawaiが手伝います。