月次決算が遅い会社の共通点｜数字が出るまでの時間を縮める方法

「先月の数字、まだ出ないのか」。月の中旬になってもこの声が出る会社は、決して例外ではありません。月次の数字が固まるのが毎月15日なら、経営者は月の前半を、先々月までの数字で判断していることになります。

月次決算が遅い原因の多くは、経理の処理速度より手前にあります。売上の請求情報、経費精算、仕入先の請求書といった締めの材料が揃う日が遅く、揃ったあとも転記と突き合わせに手間がかかるためです。対処は、工程ごとの日数を測る、売上・粗利・主要経費の速報値と確定値を分ける、受注などのデータを発生源でデジタルにする、集計を自動にする、の4段階で進めます。遅い会社には、原因の見立てを誤らせる3つの誤解も共通しています。

誤解①「経理の仕事が遅いのが原因だ」

最も多い誤解です。月次が遅い会社の工程を見ると、経理担当者は月初に手を動かせず、材料を待っていることがよくあります。営業からの請求情報が5営業日に届き、経費精算が10日に締まり、仕入先の請求書が郵送でばらばらに届きます。経理が集計を始められるのは、これらが揃ってからです。

月次の遅さは、経理部門の能力より、情報が各部署から経理へ届く経路の設計で決まります。改善の第一歩は、月次確定までの工程を書き出し、どの材料が何日に揃うのかを記録することです。計ってみると、遅れている工程が想定と違う場所にあることもあります。

誤解②「正確な数字を出すには時間がかかって当然だ」

税務申告や決算に求められる精度と、「今月の販売はどこが崩れているか」を判断するための精度は別物です。経営判断に使う数字は、会計上の正確さと同じ水準を待たなくても出せます。

答えは二段構えです。売上・粗利・主要経費に絞った速報値を月初の早い段階で出し、確定値は従来どおり丁寧に締めます。経営会議は速報値で開いて打ち手を決め、速報と確定の差を毎月検証します。差が小さい月が続けば、速報値を判断に使うことへの社内の信頼も積み上がります。

会計ソフトの入れ替えで月次が速くなるのは、遅れの原因が会計処理にある場合に限られます。多くの会社では、その手前で時間がかかっています。FAXで届いた注文書を販売管理システムに手入力しています。紙の納品書とExcelの売上表を突き合わせています。この転記と照合の手作業が、材料の揃う日を遅らせています。

成果が出るのは、データの発生源をデジタルにする取り組みです。受注がシステムに直接入れば、売上データは転記を待たずにでき上がります。発生源で生まれたデータがそのまま経営の数字になれば、月末に「締める」作業が軽くなります。

自社のリードタイムは長いか、3問で確かめる

自社の月次が遅いかどうかは、次の3問で確かめられます。

• Q1. 先月の売上・粗利の概算を、今月の第3営業日に言えるか？ → 言えないなら速報の仕組みがない
• Q2. 月次が遅れる原因を「経理が遅い」以外で3つ挙げられるか？ → 挙げられないなら現状を計測できていない
• Q3. 経営会議は先月の確定値を待って開いているか？ → 確定待ちなら、判断が半月遅れている

目安として、速報値は第3営業日ごろ、確定値は第8営業日ごろに出せれば、月の前半を古い数字で判断する状態を避けられます。1問でも矢印の右側に当てはまるなら、経理担当者の作業量より、締めの工程の組み方を見直す段階です。

締めの材料を早く揃える具体策

工程を計測して遅れている材料が分かったら、材料ごとに打ち手を決めます。よく見られる遅れの原因と対処を表にしました。

どれも大きな投資を必要としない打ち手です。ただし、提出期限や概算計上の基準は、経理部門の中で決めても守られません。経営者が社内ルールとして示し、営業や購買の担当者にも共有します。

リードタイムを縮める4つの手順

• 現状計測：月次確定までの工程と日数を書き出し、最も遅い材料を特定する
• 二段構え化：主要指標に絞った速報値を定義し、経営会議を速報値で開く体制に変える
• 発生源の改善：転記・照合の手作業が残る工程を、発生源のデジタル化でなくす
• 自動化：整ったデータの集計とグラフ化を自動にし、担当者は数字の読み解きと判断に時間を使う

手順を進めるときは、速報を作る作業を人力で積み増さないようにします。月次が遅い原因が「受注の手入力で材料が揃わない」ことなら、発生源のデジタル化を優先します。原因が「散らばったデータを毎月集める作業」なら、集計を自動化するか、集める作業を外部に任せるかを判断します。原因を取り違えたまま速報のフォーマットを整えても、締めは早くなりません。

速報値をどの画面で見るかまで考えるときは、経営ダッシュボードの作り方とExcel経営管理の限界もあわせて読むと判断材料が揃います。

リードタイム短縮を、後戻りさせないために

速報値と確定値の二段構えを始めても、繁忙期や担当者の異動をきっかけに、いつの間にか確定値待ちの運用に戻る例があります。仕組みが個人の頑張りに依存していると、その人が抜けた月から元に戻ります。

後戻りを防ぐには、速報値を作る作業を特定の担当者に依存させない工夫が要ります。転記や突き合わせの手作業が残る限り、担当者が代わるたびに精度と速さが揺らぎます。発生源のデジタル化が進むほど、誰が担当してもリードタイムを保てます。

あわせて、集計の手順を短い手順書にして残します。どのファイルからどの数字を取り、どこに貼るかが書いてあれば、新しい担当者も同じ日数で速報値を出せます。

締め日から数字が出るまでの工程表ができたら、どの材料で止まっているかの見立てと、速報値に使う指標の候補出しはawaiが引き受けられます。売上・粗利などの経営データを横断して見る仕組みが要る場合は、awai Compassのサービス詳細で機能を確認できます。