ECを入れたのに楽にならないのはなぜか。基幹連携と二重入力問題の解き方

受発注のECサイトを導入したのに、なぜ事務員さんの残業は減らないのでしょうか。よくよく現場を見ると、ECに入った注文を印刷し、基幹システムに手で打ち直している——そんな光景が珍しくありません。

これが「二重入力問題」です。論点は二つに整理できます。一つはECと基幹システムがデータとしてつながっていないこと。もう一つは、つなごうとしても商品コードや得意先コードが両者で食い違っていて、機械的に突き合わせられないことです。

なぜ「ECを入れたのに」二重入力が残るのか

受発注ECの多くは「注文を受け取る」ところまでが守備範囲です。一方、在庫・売掛・請求を握っているのは基幹システムです。この間を誰がつなぐのかが設計されていないと、つなぎ役は自動的に「人」になります。

導入時に連携が後回しにされるのは、初期費用を抑えたい心理が働くからです。しかし転記1件に3分かかるとすれば、月500件で25時間。連携費用をケチった分は、毎月の人件費として静かに流出し続けます。

連携方式は三つ——CSV・中間ツール・API

• CSV連携：ECから注文データを書き出し、基幹に取り込む。初期費用は小さいが、書き出し・取り込みの操作は人が担う半自動
• 中間ツール（EAI/RPA等）連携：既製の連携ツールが両者の間でデータを変換・転送。開発せずに自動化でき、費用は月数万円台からが相場観
• API連携：システム同士を直接接続する個別開発。自由度と安定性は最も高いが、初期投資は数十万〜数百万円規模になり得る

正解は規模で変わります。月数百件までならCSVの半自動でも回りますが、件数が増えるほど「取り込み忘れ」「二重取り込み」という事故のコストが無視できなくなります。件数と事故リスクが増えた段階で中間ツール、さらにその先でAPIという順番が、投資として無理がありません。

先に手を付けるべきはマスタ整備

連携方式より先に片付けるべきなのが、商品マスタと得意先マスタの整備です。ECでは「ミネラルウォーター500ml」、基幹では「MW-500」——この対応表が存在しない限り、どんな高級な連携ツールも動きません。

マスタ整備は地味ですが、実は資産になる仕事です。ここが揃うと、連携だけでなく在庫分析や得意先別の採算管理まで、後続のあらゆる取り組みが軽くなります。逆にここを飛ばした連携プロジェクトは、突き合わせエラーの山で必ず止まります。

費用対効果はこう計算する

判断に使う式はシンプルです。「月間の転記件数 × 1件あたりの処理分数 × 人件費単価」が現在の見えないコスト。これと連携の初期費用・月額を並べ、回収期間が2年以内に収まるかを目安にします。転記ミスによる誤出荷や請求違算の損失を加えると、回収はさらに早まるのが普通です。

• 月間転記件数と1件あたりの所要時間を実測する（感覚値でなくストップウォッチで）
• 転記ミス起因のトラブル件数と対応コストを直近1年分洗い出す
• 連携方式ごとの初期費用＋月額を見積もり、回収期間で並べて比較する

awai Core は、FAX・電話・EC経由の注文を一つの流れに集約し、基幹システムまでデータでつなぐ受発注DXの仕組みです。診断ではまず貴社の転記コストを実測し、どの連携方式なら回収が成り立つかを数字で確認するところから始めます。

本記事とあわせて、Shopifyと基幹システムの連携方法や受発注システムの選び方もご覧いただくと全体像がつかめます。