ECと基幹システムを連携して二重入力をなくす方法｜3つの方式

受発注のECサイトを導入しても受注事務の残業が減らない会社では、ECに入った注文を印刷し、基幹システムに手で打ち直していることがよくあります。原因は2つです。一つはECと基幹システムがデータとしてつながっていないこと。もう一つは、つなごうとしても商品コードや得意先コードが両者で食い違っていて、機械的に突き合わせられないことです。

二重入力をなくすには、商品・得意先のマスタ（コードの対応表）を揃えたうえで、CSV連携・中間ツール連携・API連携のいずれかで注文データを基幹に渡します。月数百件まではCSVの半自動、件数と取り込み事故が増えたら中間ツール、基幹にAPIがあり件数がさらに多ければAPI連携、という段階で検討すると投資に無理がありません。どの方式にするかは、転記にかかっている人件費と連携費用を並べた回収期間で決めます。

なぜ「ECを入れたのに」二重入力が残るのか

受発注ECの多くは「注文を受け取る」ところまでが守備範囲です。一方、在庫・売掛・請求を握っているのは基幹システムです。この間を誰がつなぐのかが設計されていないと、つなぎ役は自動的に「人」になります。

連携が後回しになるのは、導入時の費用を抑えたいからです。ただ、転記1件に3分かかるとすれば、月500件で25時間になります。時給2,000円で換算すると、月5万円、年60万円の人件費が転記に使われている計算です。連携費用を数十万円抑えた判断が、数年分の人件費で見ると割高になる場合があります。

連携方式は3つ：CSV・中間ツール・API

• CSV連携：ECから注文データを書き出し、基幹に取り込む。初期費用は小さいが、書き出し・取り込みの操作は人が担う半自動
• 中間ツール（EAI/RPA等）連携：既製の連携ツールが両者の間でデータを変換・転送。開発せずに自動化でき、費用は月数万円台からが相場観
• API連携：システム同士を直接接続する個別開発。自由度と安定性は最も高いが、初期投資は数十万〜数百万円規模になり得る

件数が増えるほど、「取り込み忘れ」「二重取り込み」が起きたときの損失も大きくなります。CSVで運用している間に、取り込み事故の件数と手直しにかかった時間を毎月記録すると、中間ツールやAPIへ移る時期を数字で決められます。

連携方式を選ぶ前に、商品マスタと得意先マスタを整備します。ECでは「ミネラルウォーター500ml」、基幹では「MW-500」と登録されている場合、両者の対応表がなければ、どの連携ツールも注文を正しく取り込めません。

• ECと基幹の商品一覧・得意先一覧をそれぞれ書き出す
• ECの商品ID・SKUと基幹の品番、ECの会員と基幹の得意先コードを1対1で対応させる
• 片方にしかない商品・得意先と、入数・単位の違い（ケースとバラなど）を洗い出す
• 新商品・新規得意先を登録するとき、誰が両方に同じコードで登録するかを決める

整備したマスタは、連携以外にも使えます。在庫分析や得意先別の採算管理も、同じコード体系で集計できるようになります。反対に、マスタを揃えずに始めた連携プロジェクトは、突き合わせエラーの対応に追われて止まることが多くあります。

費用対効果の計算方法

判断に使う式は「月間の転記件数 × 1件あたりの処理分数 × 人件費単価」です。これが、いま転記にかかっているコストです。この金額と連携の初期費用・月額を並べ、回収期間が2年以内に収まるかを目安にします。転記ミスによる誤出荷や請求違算の損失を加えると、回収期間はさらに短くなります。

• 月間転記件数と1件あたりの所要時間を実測する（感覚値でなくストップウォッチで）
• 転記ミス起因のトラブル件数と対応コストを直近1年分洗い出す
• 連携方式ごとの初期費用＋月額を見積もり、回収期間で並べて比較する

前述の例（月500件・1件3分・時給2,000円）で比べるなら、転記コストの24か月分と、連携の初期費用に24か月分の月額を足した額を並べます。後者が小さければ、回収期間2年以内の目安を満たします。見積もりを取る前に転記の件数と時間を実測すると、方式ごとの比較を同じ物差しで行えます。

連携方式ごとの日々の運用

方式の名前からは、担当者の作業が減るかどうかまでは判断できません。誰が・いつ・どの操作をするのかまで確認すると、導入後に「思ったより手作業が残る」という事態を防げます。

• CSV手動：ECから注文をCSVで書き出し、担当者が基幹の取り込み画面に流す。締め日や忙しい時間帯に操作を忘れると出荷や請求が止まる。件数が少ないうちは運用できるが、特定の担当者に依存しやすい
• CSV半自動：書き出しと取り込みを決まった時刻に自動実行し、人はエラー分を確認する運用。手動より事故は減るが、フォーマットが崩れた注文や新規得意先は結局手当てが要る
• 中間ツール：連携ツールが一定の間隔で注文を受け取り、コードの変換も受け持つ。人はエラー通知を見て、弾かれた注文を直す。ツールの設定を理解している担当者を社内に置く必要がある
• API連携：システム同士が注文をそのまま受け渡す。人の操作を挟まないため取り込み忘れが原理的に起きない一方、基幹側にAPIがあるか、なければ何で代替するかを事前に確かめる必要がある

どの方式でも、人が触る工程が残れば、そこで二重入力が起きます。ECがShopifyの場合の接続方法は、Shopifyと基幹システムの連携方法に方式別の手順と費用があります。

二重入力が残ってしまう典型パターン

連携を入れたのに転記が消えない会社には、共通の型があります。当てはまるものがないか点検してみてください。

• 入口が複数ある：ECは連携したがFAX・電話・メールの注文は従来どおり手入力で、結局そちらに時間が張り付いている
• 連携範囲が受注どまり：注文の取り込みは自動化したが、請求・在庫引き当ては別システムに手で転記している
• 例外処理が手作業に落ちる：数量変更・欠品・特別価格などイレギュラーな注文が連携から外れ、担当者が両システムを見比べて直している
• マスタ不一致でエラーが常態化：商品・得意先コードの対応が崩れ、連携が弾いた分を人が手で埋め合わせている

原因は、連携ツールの性能より、入口の統合とマスタ整備の遅れにあります。ECを連携しても、FAX・電話が手入力のままなら二重入力は残ります。入口をまとめてから連携方式を決めると、削減できる作業時間が増えます。

連携を発注する前に開発会社へ確認する3つのこと

相見積もりでは、次の3点を具体的に聞いてください。ここを確認しないまま「連携できます」と答える提案は、後から追加費用が膨らむか、運用が人手作業に戻るおそれがあります。

• どこまでが自動で、どこからが人の操作か。「半自動」を「自動」と言い換えていないか。CSVの書き出し・取り込みを誰がいつやるのかまで確認する
• マスタ不一致や例外注文が出たときの訂正フローは誰が担うか。連携の初期費用とは別に、毎月の運用工数がどれだけ残るかを数字で出してもらう
• 基幹側にAPIがあるか。なければCSV・中間ツール・RPAのどれで代替し、初期費用と月額がいくら増えるか。見積もり時に詰めないと、稼働後に想定外の請求が来る

提案書に、マスタの対応表づくりとFAX・電話注文の扱いが書かれていない場合は注意します。ツールを入れても、二重入力が別の工程に移るだけで終わるおそれがあります。

まとめ

ECと基幹システムの二重入力は、マスタの対応表を作り、注文の入口をまとめ、件数に合った連携方式を選ぶ、の3段階でなくせます。方式は、転記にかかっている人件費と連携費用を比べた回収期間で決めます。受発注の仕組み全体を見直す場合は、受発注システムの選び方も参考になります。

転記の件数と時間の実測、商品・得意先コードの対応表づくりは、連携方式を選ぶための材料になります。awai Build はこの2つから着手し、自社ECと基幹システムの注文データ連携を、CSV・中間ツール・APIのうち回収期間の合う方式で組みます。稼働後の連携エラーへの対応も、保守運用として受け持ちます。